1. Just Join IT / Administrator - Just Join IT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, przy Alei Grunwaldzkiej 472F, 80-309 Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000774695, NIP: 5842781957, REGON: 382708421, o kapitale zakładowym w wysokości 44.550,00 zł;
2. Aplikacja – aplikacja mobilna Rocket za pośrednictwem której Administrator świadczy usługi na rzecz Użytkowników;
3. Użytkownik – każda osoba fizyczna pobierająca Aplikację, zakładająca w niej Konto lub korzystająca z Usług świadczonych za jej pośrednictwem.
4. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
5. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (“osobie, której dane dotyczą”);
6. Konto - zbiór zasobów i funkcjonalności utworzonych dla Użytkownika po zakończeniu procesu rejestracji w ramach Aplikacji, służących do zarządzania usługami świadczonymi za pośrednictwem Aplikacji, na podstawie i w rozumieniu Regulaminu;
7. Podmiot przetwarzający - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora;
8. Regulamin - Regulaminy świadczenia usług w Aplikacji.

Administratorem Twoich danych osobowych, tj. podmiotem, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania tych danych jest Just Join IT.

W sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Just Join IT,

w szczególności w celu skorzystania z przysługujących Ci praw, możesz się skontaktować z Administratorem:

• pisemnie, wysyłając pismo na adres siedziby Just Join IT wskazany powyżej;
• za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: help@rocket.pl.

Administrator powołał inspektora ochrony danych zgodnie z art. 37 RODO. Jest nim Bartłomiej Serafinowicz, a skontaktować można się z nim:

• pisemnie, wysyłając pismo na adres siedziby Just Join IT wskazany powyżej, z dopiskiem „IOD” lub „Inspektor Ochrony Danych”;
• za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres iod@justjoin.it.

Jako Administrator możemy również udostępniać odpowiednie kanały komunikacji również bezpośrednio za pośrednictwem Aplikacji. Nie dajemy jednak gwarancji, że będą one faktycznie dostępne, gdyż zależy to od rozwoju i architektury Aplikacji.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na podstawach prawnych:

1. Korzystanie z Aplikacji:

Just Join IT przetwarza dane osobowe osób korzystających z Aplikacji:

1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Użytkownikom Aplikacji - podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do zawarcia oraz wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. w celu świadczenia usług drogę elektroniczną w zakresie udostępniania funkcjonalności pozwalających na założenie Konta – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do zawarcia oraz wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania poszczególnych funkcjonalności oraz formularzy dostępnych w Aplikacji – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
4. w celach analitycznych i statystycznych - podstawą prawną jest dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą na wykorzystywanie gromadzonych informacji w tych celach, wyrażana za pośrednictwem Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
5. w celu diagnozowania problemów związanych z Aplikacją i jej działaniem, zapewnienia jej prawidłowej konfiguracji i bezpieczeństwa informatycznego - podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. w celu rozpatrzenia oraz udzielenia odpowiedzi na otrzymane od Użytkowników Aplikacji pytania, opinie oraz wnioski - podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na kontakcie z Użytkownikami, którzy go zainicjowali (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2. Cele marketingowe/informacja handlowa
1. w celu marketingu bezpośredniego usług i produktów własnych i powiązanych z nami - podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na wysyłce wiadomości e-mail o charakterze informacji handlowej, w tym newsletterów, po uzyskaniu uprzedniej zgody na przesyłanie takich informacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
2. w celu marketingu bezpośredniego usług i produktów partnerów Just Join IT (np. naszych partnerów – pracodawców) - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora lub stron trzecich, jakimi są nasi partnerzy. polegający na wysyłce wiadomości e-mail o charakterze informacji handlowej, w tym newsletterów, po uzyskaniu uprzedniej zgody na przesyłanie takich informacji (odnoszącej się wprost do naszych partnerów) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa
1. w celu wykonywania obowiązków prawnych związanych ze zgłoszeniami dot. nielegalnych treści oraz ich usuwaniem w związku z ich zgłoszeniem przez osobę, której dane dotyczą lub ich opublikowaniem przez tę osobę (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 16 i 17 Aktu o usługach cyfrowych [DSA]).

4. Sztuczna Inteligencja
1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną przy wykorzystaniu systemów sztucznej inteligencji (asystent AI – więcej informacji w tym zakresie znajdziesz w Aplikacji oraz w Regulaminie) – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. w celu rozwoju naszych usług związanych z systemami sztucznej inteligencji – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby, której dane dotyczą na podejmowanie przez nas działań w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
3. w celu rozwoju systemów sztucznej inteligencji dostarczanych przez podmioty trzecie, przez te podmioty – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby, której dane dotyczą na podejmowanie działań w tym celu przez podmioty trzecie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

5. Ustalenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami
1. w uzasadnionych przypadkach możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – w tym zarówno na drodze postępowania sądowego, jak i pozasądowego. Przetwarzanie to odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest ochrona naszych praw i interesów, jak również ustalenie, czy jakieś roszczenia faktycznie powstały (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W przypadku, o którym mowa powyżej dane osobowe mogą być przechowywane przez okres niezbędny do przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z zawartej umowy, świadczonych usług lub innych okoliczności będących podstawą do ich dochodzenia lub obrony.

Zaznaczamy, że w tym celu przetwarzać będziemy Twoje dane osobowe, wyłącznie wtedy gdy w toku naszych interakcji (np. w ramach zawartej umowy, w związku z Twoimi działaniami podejmowanymi w ramach Aplikacji) faktycznie doszło do sytuacji, które uzasadniają podejrzenie, że po Twojej lub naszej stronie powstały jakieś roszczenia.

6. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach korzystania przez Użytkowników z wybranych usług oferowanych w ramach Aplikacji (Asystent AI, przedstawianie ofert pracy dopasowanych do Użytkownika), Just Join IT może stosować mechanizmy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które mają na celu przedstawianie Użytkownikom najlepiej dopasowanych ofert pracy publikowanych w ramach ogłoszeń dostępnych w Aplikacji, jak również zapewnienie możliwie najlepszej jakości chatu wykorzystującego AI. Zaznaczamy, że podejmowanie takich działań jest konieczne w celu świadczenia wyżej wskazanych usług – brak zgody Użytkownika na profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji uniemożliwi korzystanie z nich.

Na podstawie danych osobowych podanych przez Użytkownika w ramach funkcjonalności „Profil Kandydata” (więcej informacji o niej znajdziesz w samej Aplikacji oraz w Regulaminie) takich jak:

1. lokalizacja,
2. preferencje dotyczące rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania i formy zatrudnienia,
3. doświadczenie zawodowe,
4. oczekiwane wynagrodzenie,
5. znajomość technologii i dodatkowe umiejętności,
6. inne dane osobowe dobrowolnie podane przez Użytkownika w ramach ww. funkcjonalności,

tworzony jest profil kandydata. Następnie, na podstawie tego profilu, Aplikacja automatycznie dobiera i prezentuje oferty pracy, które najlepiej pasują do preferencji i kompetencji Użytkownika. Proces automatycznego dobierania ofert nie skutkuje w żaden sposób na zakres ogłoszeń dostępnych dla Użytkownika, lecz wyłącznie na ich pozycjonowanie oraz rekomendowanie w oparciu o utworzony profil Użytkownika.

Z kolei w przypadku usługi Asystenta AI, profilowanie może następować w związku z informacjami, w tym danymi osobowymi, które przekazujesz w trakcie rozmowy z Asystentem AI. Działanie takie ma na celu udzielenie odpowiedzi możliwie najlepiej dopasowanej do treści Twoich komentarzy lub pytań wprowadzanych w ramach chatbota.

Użytkownikowi przysługuje prawo do żądania interwencji ludzkiej w procesie podejmowania decyzji, które mogą mieć dla niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie go dotyczyć. Możesz skontaktować się z Administratorem, aby wyrazić własne stanowisko i uzyskać pomoc w związku z decyzjami podjętymi w wyniku przetwarzania zautomatyzowanego, a także wyrazić swoje preferencje, które będą uwzględniane w dalszym procesie.

Ponadto, w ramach Aplikacji udostępniamy odpowiednie funkcjonalności pozwalające Użytkownikowi, w ramach jego Konta, na rezygnację z poszczególnych usług, w ramach których dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Rezygnacja z danej usługi będzie równoznaczna z zaprzestaniem dokonywania przez nas zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania – w zakresie usługi, której dotyczyła rezygnacja.

7. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W przypadku każdego wyżej opisanego celu przetwarzania będziemy przetwarzać tylko minimalny zakres danych osobowych koniecznych do jego realizacji, chyba, że:

1. dobrowolnie uzupełniłeś pola formularzy wskazane jako nieobowiązkowe (pozwoli nam to np. wyświetlić lepiej dopasowane oferty pracy);
2. wprost wyraziłeś zgodę na przetwarzanie szerszego katalogu danych osobowych w danym celu;
3. w ramach funkcjonalności Asystenta AI dobrowolnie wprowadziłeś do chata dodatkowe, niewymagane dane osobowe.

Zakres przetwarzanych przez nas danych osobowych obejmuje (maksymalnie) następujące kategorie danych osobowych: i) imię; ii) nazwisko; iii) adres e-mail; iv) wszelkie informacje zawarte w CV stworzonym lub zaimportowanym przez Użytkownika; iv) identyfikatory usług zewnętrznych służących do założenia Konta lub logowania za pośrednictwem usług zewnętrznych; v) historia aktywności; vi) dodatkowe dane osobowe wprowadzone dobrowolnie przez Użytkownika za pośrednictwem Aplikacji, w tym asystenta AI.

Twoje dane osobowe mogą być powierzane w celu dalszego przetwarzania podmiotom współpracującym z Just Join IT przy świadczeniu usług, w szczególności podmiotom świadczącym usługi hostingowe, usługi mailingu, usługi konsultacyjne, analityczne i marketingowe, jak również dostawcy modeli lub systemów sztucznej inteligencji oraz dostawcy narzędzi wspomagających działanie AI w ramach naszych usług.

Podmioty te przetwarzają dane osobowe na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania. Twoje dane osobowe mogą być również w granicach określonych przepisami prawa przekazane uprawnionym organom publicznym w związku z realizowanymi przez nie zadaniami. Dotyczy to w szczególności: Prokuratury, Policji, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej oraz Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, które realizują procesy rekrutacyjne w ramach ogłoszeń dostępnych w Aplikacji. Przekazanie Twoich danych osobowych jest uzależnione od działań podejmowanych przez Ciebie w ramach Aplikacji. Przykładowo, gdy zaaplikujesz na dane stanowisko, Twoje dane osobowe zostaną udostępnione danemu ogłoszeniodawcy, który stanie się ich administratorem (co za tym idzie musi on m.in. zrealizować względem Ciebie obowiązek informacyjny).

Pamiętaj, że część ogłoszeń została pozyskana z zewnętrznych stron. Jeśli zdecydujesz się na zaaplikowanie w ramach takiego ogłoszenia, opuścisz naszą Aplikację. W takim przypadku podanie wszelkich danych osobowych następuje na rzecz podmiotu trzeciego – administratora portalu, na który wszedłeś w celu uzupełnienia odpowiednich formularzy. Co za tym idzie w takim scenariuszu to nie my będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe i to nie my je udostępniamy.

Just Join IT jako procesor (podmiot przetwarzający)

W sytuacji, gdy aplikujesz na oferty pracy bezpośrednio z poziomu Aplikacji Just Join IT rozpocznie przetwarzanie Twoich danych osobowych nie tylko jako administrator w rozumieniu RODO, lecz również jako Podmiot przetwarzający co oznacza, że będzie działać w imieniu i na polecenie pracodawcy, którego oferty dotyczy dane ogłoszenie.

W związku z tym, administratorem danych zamieszczonych w Twojej aplikacji będącej odpowiedzią na ogłoszenie będzie podmiot, na którego ofertę pracy wysłałeś swoją aplikację za pośrednictwem Aplikacji. W takim przypadku to ten podmiot powinien zrealizować względem Ciebie obowiązki informacyjne wynikające z RODO, w szczególności poinformować Cię o sposobach, celach i zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych.

W takim scenariuszu Just Join IT przetwarza dane osobowe w imieniu i na zlecenie tego podmiotu, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu umożliwienia dokonania kandydatom zgłoszenia na ofertę pracy pochodzącą od tego podmiotu – naszego klienta. Jednocześnie Just Join IT wciąż będzie pozostawać administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu RODO do momentu zaprzestania realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce Prywatności.

Administrator co do zasady nie będzie przekazywał Twoich danych osobowych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Administrator może jednak - w zakresie używania narzędzi wspomagających - korzystać z usług podmiotów, które będą – w ograniczonym zakresie – przesyłały Twoje dane osobowe poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeśli zatem w wyjątkowych sytuacjach do takiego przekazania dojdzie (np. w związku z korzystaniem przez administratora z usług dostawców narzędzi informatycznych mających siedzibę poza EOG, np. w USA), przekazanie danych następuje wyłącznie do krajów, w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne zgodne z decyzjami Komisji Europejskiej.

Dotyczy to w szczególności podmiotów:

1. Amazon Web Services Ireland Limited, One Burlington Plaza, Burlington Road, Dublin 4 EOG (centra danych: Irlandia, Niemcy) - hosting danych w chmurze (AWS);
2. Google Ireland Limited, Gordon House Barrow Street Dublin 4 Ireland EOG (centra danych: Irlandia, Niemcy, Belgia, Wielka Brytania, Finlandia, Holandia) – cele statystyczne;
3. PostHog, Inc. (2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA) - analizy zachowań użytkowników i ulepszanie produktów, pomoc w optymalizacji interfejsu i funkcjonalności, które Just Join It udostępnia Użytkownikom.
4. OpenAI LLC (1455 3rd Street, San Francisco, CA 94158, USA) oraz OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Center, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin, Ireland - dostarczanie systemu sztucznej inteligencji umożliwiającego świadczenie części oferowanych przez nas usług.
5. Microsoft Azure, Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (centra danych: Holandia, Polska) - dostarczanie systemu sztucznej inteligencji umożliwiającego świadczenie części oferowanych przez nas usług.
6. Langfuse Gmb (Gethsemanestraße 4, 10437 Berlin, Germany) - platforma chmurowa do inżynierii i obserwowania aplikacji LLM.
7. GetResponse S.A., Aleja Grunwaldzka 413, 80-309 Gdańsk, Polska (lokalizacja przetwarzania: Polska)

W przypadku transferu danych osobowych do USA dbamy o to, o ile to możliwe, aby odbiorcy danych (dostawcy usług) działali w ramach Data Privacy Framework, czyli mechanizmu gwarantującemu przestrzeganie przez te podmioty praw i wolności osób, których dane dotyczą, wynikających z przepisów RODO. Więcej informacji dotyczących DPF możesz znaleźć tutaj.

Just Join IT gwarantuje, że dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez czas, jaki jest niezbędny dla zrealizowania celów, dla których dane zostały zebrane.

Okres przetwarzania danych osobowych jest zależny od celu przetwarzania oraz podstawy prawnej, na której opiera się dany proces przetwarzania. Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdziesz poniżej:

1. w przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody lub do czasu utraty przydatności danych osobowych pozyskanych w ramach danej zgody;
2. w przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), okres przetwarzania trwa do momentu realizacji takiego uzasadnionego interesu lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu osoby, której dane dotyczą wobec takiego przetwarzania;
3. w przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z zawieraniem lub wykonywaniem umowy – w szczególności dotyczącej prowadzenia Konta i świadczenia usług za pośrednictwem Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) wówczas przetwarzamy dane osobowe do momentu usunięcia Konta (zakończenia realizacji usługi). Po usunięciu Konta możemy przechowywać dane osobowe w zakresie ograniczonym dla celów obrony przed ewentualnymi roszczeniami przez okres 3 lat od usunięcia Konta – jednakże wyłącznie w przypadku, gdy istnieją faktyczne podstawy aby sądzić, że takie roszczenia (po Twojej lub po naszej stronie) faktycznie powstały.

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Just Join IT przysługują Ci następujące prawa:

1. prawo żądania dostępu do danych — prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych, w tym m.in. o celach i podstawach prawnych przetwarzania, ich zakresie osobowe są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia, a także prawo do otrzymania kopii przetwarzanych danych - na podstawie art. 15 RODO;
2. prawo do żądania sprostowania danych — prawo do żądania poprawienia lub zaktualizowania danych osobowych, jeśli są one niedokładne lub niepełne – na podstawie art. 16 RODO.
3. prawo do żądania usunięcia danych — prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach i na zasadach określonych w art. 17 RODO;
4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych — prawo do żądania zaprzestania przez nas tymczasowo lub na stałe przetwarzania wszystkich lub części danych osobowych - w sytuacjach i na zasadach określonych w art. 18 RODO;
5. prawo do przenoszenia danych — prawo do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych, które zostały nam przez Ciebie dostarczone oraz prawo żądania przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi - na podstawie art. 20 RODO;
6. prawo do sprzeciwu - prawo do wniesienia sprzeciwu wobec wykorzystania Twoich danych osobowych - w sytuacjach i na zasadach określonych w art. 21 RODO;
7. prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych na skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub do organu nadzoru innego państwa członkowskiego UE, w którym na stałe przebywasz.

Opisane wyżej uprawnienia możesz zrealizować zgodnie z zasadami opisanymi w art. 16 – 21 RODO, wysyłając wiadomość na adres e-mail: help@rocket.pl (za wyjątkiem skargi do organu nadzoru, którą powinieneś skierować bezpośrednio do niego).

Wniosek lub żądanie związane z realizacją ww. opisanych praw powinien w miarę możliwości precyzyjnie określać, czego dotyczy żądanie tj. w szczególności poprzez wskazanie z którego z powyższych uprawnień chcesz skorzystać.

W razie konieczności doprecyzowania treści zgłoszenia, Administrator zwróci się do Ciebie o podanie dodatkowych informacji. Odpowiedź na wniosek jest udzielana niezwłocznie, nie później niż w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania wniosku na adres, z którego skierowano wniosek.

Just Join IT stosuje środki techniczne oraz organizacyjne w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych. Ochrona ta jest dostosowana do zagrożeń oraz kategorii danych nią objętych. Dane osobowe są w szczególności zabezpieczone przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także przed przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów.

Środki techniczne oraz organizacyjne, o których mowa w niniejszym punkcie obejmują w szczególności:

1. dostęp do Konta możliwy jest po uwierzytelnieniu się za pośrednictwem kont w usługach zewnętrznych niezależnych od Administratora (np. LinkedIn, Google, Apple);
2. zaawansowana autoryzacja do logowania do Aplikacji;
3. certyfikat SSL;
4. szyfrowanie połączeń
5. zabezpieczenie informacji, w tym danych osobowych, przed nieuprawnionym dostępem;
6. odpowiednia architektura naszej Aplikacji;
7. korzystanie wyłącznie z usług zaufanych dostawców, stosujących odpowiednie zabezpieczenia;
8. szyfrowanie plików.

This Privacy Policy describes how Just Join IT sp. z o.o., with its registered office in Gdańsk (hereinafter: “Just Join IT” or “the Controller”), processes your personal data within the Rocket Jobs mobile application (hereinafter: “the Application”).

Before you begin using the Application, please read the following information carefully.

Here you will find details regarding:

• the rules for processing your personal data,
• the purposes and legal bases of such processing,
• the tools we use within the Application,
• the recipients of your data, and
• your rights related to data protection.

1. Just Join IT / Controller – Just Join IT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, with its registered office in Gdańsk, Aleja Grunwaldzka 472F, 80-309 Gdańsk, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court Gdańsk-Północ in Gdańsk, 7th Commercial Division of the National Court Register, under KRS No. 0000774695, Tax ID (NIP): 5842781957, REGON: 382708421, with a share capital of PLN 44,550.00.
2. Application – the Rocket mobile application through which the Controller provides services to Users.
3. User – any natural person who downloads the Application, creates an Account within it, or uses the services provided through the Application.
4. GDPR – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).
5. Personal Data – any information relating to an identified or identifiable natural person (“data subject”).
6. Account – a set of resources and functionalities created for a User after completing the registration process within the Application, enabling the User to manage services provided through the Application, as defined in the Terms of Service.
7. Processor – a natural or legal person, public authority, agency, or other body which processes personal data on behalf of the Controller.
8. Terms of Service – the Terms and Conditions governing the provision of services within the Application.

The Controller of your personal data — that is, the entity which determines the purposes and means of processing your data — is Just Join IT sp. z o.o. with its registered office in Gdańsk.

For any matters related to the processing of your personal data by Just Join IT, particularly if you wish to exercise your data protection rights, you may contact the Controller:

• In writing: by post to the registered office address indicated above;
• By email: at help@rocket.pl.

The Controller has appointed a Data Protection Officer (DPO) pursuant to Article 37 of the GDPR.

The DPO is Bartłomiej Serafinowicz, who can be contacted as follows:

• In writing: by post to the registered office of Just Join IT (address as above), marked “IOD” or “Data Protection Officer”;
• By email: at iod@justjoin.it.

The Controller may also make available additional communication channels directly within the Application. However, their availability depends on the Application’s current architecture and development, and therefore cannot be guaranteed.

Just Join IT processes personal data for the following purposes and on the following legal bases:

1. Use of the Application

Just Join IT processes the personal data of individuals using the Application for the following purposes:

1. To provide electronic services enabling Users to access and use the Application — the legal basis is the necessity of processing for the conclusion and performance of a contract (Article 6(1)(b) of the GDPR);
2. To provide functionalities allowing the creation of an Account — the legal basis is the necessity of processing for the conclusion and performance of a contract (Article 6(1)(b) of the GDPR);
3. To provide specific functionalities and forms available in the Application — the legal basis is the necessity of processing for the performance of a contract (Article 6(1)(b) of the GDPR);
4. For analytical and statistical purposes — the legal basis is the User’s voluntary consent to the use of collected data for these purposes, expressed through the Application (Article 6(1)(a) of the GDPR);
5. To diagnose issues related to the Application’s operation, ensure proper configuration, and maintain IT security — the legal basis is the legitimate interest of the Controller in ensuring the proper functioning of the Application (Article 6(1)(f) of the GDPR);
6. To review and respond to questions, opinions, or requests submitted by Users — the legal basis is the legitimate interest of the Controller in maintaining contact with Users who initiated communication (Article 6(1)(f) of the GDPR).
   
   
1. Marketing Purposes / Commercial Information
1. For direct marketing of our own products and services or related offerings — the legal basis is the Controller’s legitimate interest in sending marketing communications, including newsletters, following the User’s prior consent to receive such messages (Article 6(1)(f) of the GDPR);
2. For direct marketing of products and services of Just Join IT’s partners (e.g. employers or other business partners) — the legal basis is the legitimate interest of the Controller or third parties (our partners) in sending commercial information, including newsletters, following the User’s explicit consent to receive such partner-related communications (Article 6(1)(f) of the GDPR).

3. Compliance with Legal Obligations
1. To fulfil legal obligations related to the reporting and removal of illegal content, including responding to reports made by data subjects or content published by them — the legal basis is compliance with a legal obligation under Article 6(1)(c) of the GDPR in conjunction with Articles 16 and 17 of the Digital Services Act (DSA).

4. Artificial Intelligence
1. To provide electronic services using artificial intelligence systems (AI Assistant — more details are available in the Application and in the Terms of Service) — the legal basis is the necessity of processing for the performance of a contract (Article 6(1)(b) of the GDPR);
2. To develop our AI-related services — the legal basis is the data subject’s consent to the use of their data for this purpose (Article 6(1)(a) of the GDPR);
3. To support the development of AI systems provided by third parties — the legal basis is the data subject’s consent to the processing of their data for this purpose by such third parties (Article 6(1)(a) of the GDPR).

5. Establishment, Exercise, or Defence of Legal Claims

In justified cases, we may process your personal data to establish, exercise, or defend legal claims — whether in court or out of court.
The legal basis for such processing is our legitimate interest in protecting our rights and interests, as well as determining whether any claims have arisen (Article 6(1)(f) of the GDPR).

In such cases, personal data may be retained for the period necessary for the limitation of potential claims arising from contracts, provided services, or other relevant circumstances.

We emphasise that data will be processed for this purpose only where our interactions (e.g. under a contract or through the Application) give rise to a reasonable suspicion that claims may exist on either side.

6. Profiling and Automated Decision-Making

When Users use certain services available in the Application (such as the AI Assistant or job offer recommendations), Just Join IT may use automated decision-making mechanisms, including profiling, in order to present Users with the most relevant job offers and to ensure the best possible AI chat experience.

Such actions are necessary for the provision of these services — therefore, if the User does not consent to profiling or automated decision-making, they will not be able to use those particular services.

Using the data provided by the User within the Candidate Profile functionality (further described in the Application and in the Terms of Service), such as:

1. location,
2. preferences regarding job type, place of work, and form of employment,
3. professional experience,
4. expected salary,
5. knowledge of technologies and additional skills,
6. any other personal data voluntarily provided by the User,

— the Application creates a candidate profile.

Based on this profile, the Application automatically matches and displays job offers most suited to the User’s preferences and competencies. This process does not affect the scope of job offers available to the User, only their positioning and recommendation within the Application.

In the case of the AI Assistant, profiling may also occur based on the information (including personal data) shared during interactions with the chatbot. This is aimed at providing responses that best match the content of your questions or comments.

Users have the right to request human intervention in any decision-making process that may have legal or similarly significant effects on them. You can contact the Controller to express your position, seek assistance regarding automated decisions, or provide preferences that will be considered in future processing.

The Application also provides functionalities allowing Users to opt out of specific services involving automated decision-making, including profiling.
Opting out of such a service will result in Just Join IT ceasing automated decision-making, including profiling, in relation to that specific service.

7. Scope of Processed Personal Data

For each processing purpose described above, we process only the minimum scope of personal data necessary for its fulfilment, unless:

1. you have voluntarily filled in optional form fields (allowing us to show better-matched job offers);
2. you have explicitly consented to the processing of a broader range of data;
3. you have voluntarily provided additional data in interactions with the AI Assistant.
   
   

The categories of personal data we may process (maximum scope) include:
i) first name; ii) last name; iii) email address; iv) all information contained in a CV created or imported by the User; v) identifiers of external services used for registration or login; vi) activity history; vii) any additional personal data voluntarily entered by the User through the Application (including via the AI Assistant).

Your personal data may be entrusted to third parties cooperating with Just Join IT for the purpose of providing services, particularly to entities that offer hosting, mailing, consulting, analytical, and marketing services, as well as providers of artificial intelligence (AI) systems and tools supporting AI functionalities within our services.

These entities process personal data based on a data processing agreement concluded with the Controller and only to the extent necessary to perform their contracted tasks.

Your personal data may also be disclosed — within the limits permitted by law — to authorized public authorities in connection with the performance of their statutory duties.
This may include, in particular:

the Prosecutor’s Office, Police, President of the Personal Data Protection Office, President of the Office of Electronic Communications, and the President of the Office of Competition and Consumer Protection.

1. Disclosure to Recruiters and Employers

Your personal data may be disclosed to entities conducting recruitment processes in connection with job advertisements available in the Application.
Such disclosure depends on the actions you take within the Application.
For example, if you apply for a specific position, your personal data will be shared with the respective advertiser (employer), who then becomes the data controller of your application data.
As a result, that employer is responsible for fulfilling its own obligations under the GDPR — including providing you with a privacy notice explaining how your data will be processed.

Please note that some job advertisements are aggregated from external websites.
If you choose to apply through such an advertisement, you will be redirected outside our Application.
In that case, you provide your personal data directly to a third-party administrator (the operator of the external portal where you complete the application forms).
Therefore, Just Join IT does not process or disclose your personal data in that scenario.

2. Just Join IT as a Processor

When you apply for job offers directly within the Rocket Jobs Application, Just Join IT may process your personal data not only as a data controller, but also as a data processor acting on behalf of the employer to whom the job offer belongs.

In such cases, the employer to whom you submit your application via the Application becomes the data controller of the data contained in your application.
It is therefore the employer’s responsibility to fulfil the information obligations under the GDPR, including informing you about how your data will be processed.

Just Join IT processes such personal data on behalf of and under the instruction of the employer, based on a data processing agreement concluded with that employer, and solely for the purpose of enabling candidates to apply for job offers posted by that employer (our client).

As a rule, the Controller does not transfer your personal data outside the European Economic Area (EEA).

However, in the context of using certain tools and services, the Controller may cooperate with providers that — in limited cases — transfer personal data outside the EEA.

If such a transfer occurs (for example, when using IT service providers established outside the EEA, such as in the United States), data is transferred only to countries:

1. for which the European Commission has issued an adequacy decision, confirming an appropriate level of protection, or
2. where appropriate safeguards have been implemented, such as Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission.
   
   

This applies in particular to the following entities:

1. Amazon Web Services Ireland Limited, One Burlington Plaza, Burlington Road, Dublin 4, Ireland (data centres: Ireland, Germany) — cloud hosting (AWS);
2. Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland (data centres: Ireland, Germany, Belgium, United Kingdom, Finland, the Netherlands) — statistical and analytical purposes;
3. PostHog, Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA — user behaviour analytics and product optimisation;
4. OpenAI LLC, 1455 3rd Street, San Francisco, CA 94158, USA, and OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Center, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin, Ireland — provision of artificial-intelligence systems used in our services;
5. Microsoft Azure, Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (data centres: the Netherlands, Poland) — provision of artificial-intelligence systems used in our services;
6. Langfuse GmbH, Gethsemanestraße 4, 10437 Berlin, Germany — cloud platform for LLM application engineering and monitoring.
7. GetResponse S.A., Aleja Grunwaldzka 413, 80-309 Gdańsk, Poland (processing location: Poland)
   
   

Where data is transferred to the United States, we ensure, whenever possible, that the recipient participates in the EU-U.S. Data Privacy Framework, a mechanism ensuring compliance with EU data-protection standards.
Further information on the Data Privacy Framework is available on the European Commission’s website.

Just Join IT guarantees that personal data is retained only for as long as necessary to achieve the purposes for which it was collected.

The retention period depends on the purpose and legal basis of processing. Specifically:

1. If processing is based on consent (Article 6(1)(a) GDPR), data will be processed until the consent is withdrawn or until the data becomes no longer relevant for the stated purpose;
2. If processing is based on the legitimate interest of the Controller (Article 6(1)(f) GDPR), data will be processed until that legitimate interest has been fulfilled or until a valid objection is raised;
3. If processing is necessary for the performance of a contract (Article 6(1)(b) GDPR), e.g. maintaining an Account or providing services via the Application, data will be processed until the Account is deleted (termination of the service).
   
   

After an Account is deleted, certain data may be retained for up to three years for the purpose of defending against potential legal claims — but only if there are reasonable grounds to believe that such claims may arise.

In connection with the processing of your personal data by Just Join IT, you have the following rights under the GDPR:

1. Right of access – to obtain information on the processing of your personal data, including purposes, legal bases, categories, recipients, retention periods, and to receive a copy of your data (Article 15 GDPR);
2. Right to rectification – to request correction or updating of inaccurate or incomplete personal data (Article 16 GDPR);
3. Right to erasure (“right to be forgotten”) – to request deletion of your data in the cases provided by Article 17 GDPR;
4. Right to restriction of processing – to request temporary or permanent suspension of all or part of data processing under Article 18 GDPR;
5. Right to data portability – to receive your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format, and to transmit it to another controller (Article 20 GDPR);
6. Right to object – to object to processing based on legitimate interests, including profiling, under Article 21 GDPR;
7. Right to withdraw consent – to withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of processing prior to withdrawal;
8. Right to lodge a complaint – to file a complaint with a supervisory authority, in particular the President of the Personal Data Protection Office (UODO) in Poland, or with another EU supervisory authority in your country of habitual residence.
   
   

You can exercise the above rights by sending a request to help@rocket.pl (except for complaints, which should be submitted directly to the supervisory authority).

Your request should specify which right you wish to exercise.
If necessary, the Controller may ask for additional information to verify your identity or clarify the request.
A response will be provided without undue delay, and in any event within one month of receipt.

Just Join IT applies technical and organisational measures to ensure the protection of processed personal data.
These safeguards are appropriate to the level of risk and the nature of the data processed, protecting it from unauthorized access, alteration, loss, damage, or destruction, and from unlawful processing.

Such measures include, in particular:

1. Account access only through authentication via external services (e.g. LinkedIn, Google, Apple);
2. Advanced authorization mechanisms for logging into the Application;
3. Use of SSL certificates and encrypted connections;
4. Security of stored information, including personal data, against unauthorized access;
5. A secure and well-designed Application architecture;
6. Cooperation only with trusted service providers that apply appropriate safeguards;
7. File-level encryption and regular security assessments.

Just Join IT reserves the right to amend this Privacy Policy for valid reasons, including in particular:

1. the development of new functionalities or services within the Application that affect the scope or purposes of data processing;
2. the introduction of paid services within the Application;
3. changes in generally applicable laws, especially regarding data protection.
   
   

In matters not regulated by this Privacy Policy, the provisions of the GDPR and other applicable laws of the Republic of Poland shall apply, as well as, where relevant, the provisions of the Terms of Service.

For any additional questions regarding data security or data processing, please contact us at help@rocket.pl, or reach our Data Protection Officer directly at iod@justjoin.it.